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Les relations presse sont, avec la publicité, l'un des moyens dynamiques pour développer l'image d'une exposition auprès du public en optimisant les chances d'atteindre son objectif.

La médiatisation d'un événement doit faire l'objet d'un plan, d'une stratégie de communication. Cela nécessite un ensemble d'instruments de travail parmi lesquels un fichier.

Bien informer la presse suppose avant tout l'utilisation d'un fichier à jour, et dépassant très largement la presse beaux-arts. Ne négligez pas les rubriques culturelles très accessibles de la presse spécialisée : presse de la maison, de la décoration, presse économique, presse des loisirs, etc.

Ce fichier est vivant, il doit être actualisé quotidiennement, complété à chaque opération par des informations émanant de guides édités par des syndicats ou associations de journalistes spécialisés :

   - AICA association internationale des critiques d’art (AICA ).

   - Association des journalistes de l'urbanisme, de l'habitat et de l'immobilier.

   - Association de chroniqueurs des activités de la maison...

Les dossiers et communiqués de presse doivent être envoyés dans des délais précis : trois mois avant l'inauguration pour les mensuels, un mois et demi pour les hebdomadaires, quinze jours pour les quotidiens.

Pour les manifestations exceptionnelles, n'hésitez pas à mettre au service de votre stratégie de communication "voyages" et " conférences de presse ". Cela vous permettra, trois mois avant l'événement de "faire passer " directement vos messages aux journalistes présents.

Inutile d'envoyer des informations et surtout évitez les relances téléphoniques pour un programme mineur.

Un communiqué de presse n'excède pas une page à une page et demie, en utilisant seulement le recto de la feuille.

Vous apporterez des informations ayant un caractère d'actualité. Il est préférable d'utiliser des phrases courtes, un style objectif. Un message rédigé de telle sorte qu'il soit accessible à tous. L'adresse de votre site Internet sera clairement visible pour inciter le journaliste à y puiser des compléments d'information.

Vous n'oublierez pas les mentions indispensables Source de l'Information raison sociale ; la mention "Information de Presse" ou " Communiqué de Presse" ; Ektachrome ou diapositives sur demande ; contact, suivi du nom et de la ligne directe de l'attaché de presse, enfin, un communiqué de presse est toujours daté.

Vous joindrez une ou plusieurs photos ou diapositives techniquement exploitables par le journal. Ces documents doivent être légendés.

Un dossier de presse a l'avantage de pouvoir présenter plusieurs développements autour d'un même sujet. Il se présente sous la forme de trois ou quatre éléments de deux à cinq pages chacun, présentés à l'intérieur d'une "chemise ", il est accompagné de photos. Plus lourd en investissement, il est indispensable pour les conférences et voyages de presse .

Le catalogue d'une exposition peut accompagner communiqué et dossier de presse. Les informations pour la presse n'ont aucun rapport avec des documents publicitaires.

Une ou deux fois dans l'année, à l'occasion d'une conférence de presse, vous utiliserez une invitation avec coupon-réponse qui vous permettra de mieux maîtriser l'organisation de votre "réunion avec la presse ", de remettre à jour votre fichier et de mieux gérer vos relances téléphoniques.

Si une galerie n'a pas d'attaché de presse intégré, elle peut faire appel à un attaché de presse indépendant, à un cabinet ou à une agence de relations publiques.

Dans votre choix, vous accorderez une préférence à ce qui fait la valeur et la réputation d'un attaché de presse: sa parfaite connaissance des journalistes avec lesquels il évolue quotidiennement à l'occasion de diverses réunions.

Etienne Caveyrac